De komst van free-flow tolheffingen en het beheer van de persoonlijke reizen van uw werknemers zijn niet langer een probleem dankzij Fulli 

Wagenparkbeheerders ondervinden een aantal problemen met betrekking tot tol, vooral als het gaat om persoonlijke en zakelijke ritten.

• Zakelijke en persoonlijke kosten scheiden: De grootste uitdaging voor wagenparkbeheerders is om een onderscheid te maken tussen zakelijke en privéritten, vooral wanneer de voertuigen in het wagenpark zowel voor zakelijke als privédoeleinden worden gebruikt. Dit werpt de vraag op hoe de toltarieven moeten worden verdeeld tussen deze twee soorten reizen, aangezien het voor bedrijven van cruciaal belang is om de kosten van zakelijke reizen te kunnen verantwoorden voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden.
   
• Fiscale en juridische kwesties: persoonlijke reizen met een bedrijfsvoertuig kunnen fiscale gevolgen hebben, zoals voordelen in natura voor werknemers of rapportageverplichtingen voor het bedrijf. Tolkosten moeten goed in rekening worden gebracht om fouten in de belastingaangifte te voorkomen en naleving van lokale en nationale regelgeving te garanderen.
   
• Impact op het wagenparkbudget: Het gebruik van tol kan een aanzienlijke impact hebben op het wagenparkbudget, vooral als er vaak privéritten worden gemaakt. Managers moeten daarom het gebruik van voertuigen optimaliseren om deze kosten te minimaliseren en de efficiëntie van de vlootuitgaven te maximaliseren.

Fulli heeft in december een nieuwe beheersoplossing gelanceerd voor haar zakelijke klanten met meer dan 50 elektronische tolbadges. De Fulli Pro/perso oplossing is een optie waarmee uw werknemers een en dezelfde badge kunnen gebruiken voor hun professionele en persoonlijke reizen, met facturering op de professionele rekening van het bedrijf of de persoonlijke rekening van de werknemer, afhankelijk van het type reis.

Hoe worden zakelijke en privéritten opgesplitst?

De wagenparkbeheerder stelt een tijdschema op voor de werkgerelateerde reizen van zijn werknemers. Als de werktijden van een werknemer bijvoorbeeld van maandag tot vrijdag zijn, zijn alle reizen die tijdens deze periode worden gemaakt “werkgerelateerde” reizen. Reizen buiten deze periode worden als “privé” beschouwd. Elke partij wordt dan gefactureerd op basis van de uitsplitsing van de gemaakte reizen. De werknemer wordt gefactureerd voor “persoonlijke” reizen en het bedrijf voor “zakelijke” reizen.

Aangezien er uitzonderingen zijn, zoals vakanties of werkuren die kunnen variëren, kunnen het bedrijf of de werknemer elk de reizen opnieuw toewijzen door ze als “persoonlijk” of “zakelijk” te classificeren. 

Een van de belangrijkste gevolgen van de komst van free-flow voor bedrijven is de mogelijkheid dat werknemers vergeten tol te betalen.

Zonder tolkaartje worden de tolkosten in een free-flow systeem automatisch berekend. Werknemers moeten inloggen en betalen op de website van het snelwegbedrijf, dus het risico dat ze vergeten te betalen is reëel. Dergelijke nalatigheden kunnen leiden tot boetes voor niet-betaling, aangezien het flux-libre systeem de passage van het voertuig registreert en als er niet binnen een bepaalde tijd wordt betaald, wordt er een boete gegenereerd tegen de eigenaar van het voertuig (in dit geval het bedrijf). 
 

Het nieuwe flux-libre systeem vereist daarom duidelijke communicatie met werknemers over de procedures voor het betalen van tol bij het gebruik van een flux-libre snelweg, de verantwoordelijkheden in verband met het gebruik van wagenparkvoertuigen en de veranderingen met betrekking tot de terugbetaling van tolkosten kunnen zeer problematisch worden...

Om het werknemers gemakkelijker te maken zich te verplaatsen, is de oplossing het elektronische tolvignet. Geen gedoe meer met vergeetachtigheid van werknemers, betalingsbewijzen en zelfs eventuele aanmaningen van het snelwegbedrijf. Wagenparkbeheer met het free-flow systeem is kinderspel dankzij het elektronische tolvignet. Eén factuur voor het beheer van uw hele wagenpark, waardoor u minder tijd kwijt bent aan beheer en uw werknemers geen onkostendeclaraties meer hoeven in te dienen. 

Kortom, het beheer van tolheffingen voor persoonlijke en zakelijke ritten vormt een complexe uitdaging voor wagenparkbeheerders. De Fulli Pro/perso oplossing is een innovatie die hen in staat moet stellen dit probleem op te lossen. Bovendien, terwijl de komst van free-flow in Frankrijk grote efficiëntievoordelen met zich meebrengt, zullen wagenparkbeheerders moeten voldoen aan de uitdagingen van geautomatiseerd tolbeheer.

Ook hier zullen er dankzij het elektronische Fulli-toltag geen problemen meer zijn met het beheer van snelwegritten met free-flow, aangezien alle ritten automatisch op één factuur worden gefactureerd zodra de snelweg free-flow is gemaakt.